KKV Plusz

Dicsérjen és bíráljon rendszeresen

2014-04-09 Szerző: KKV Rovat: HR, Tippek

Mindenki vágyik a visszajelzésre, beosztottaink is. A lényeg, hogy rendszeresen foglalkozzon velük, mondja szemükbe a jót és a rosszat is. Segítünk a részletekkel.
Beosztottjai igénylik, hogy a hivatalos értékelésen felül napi visszajelzést is kapjanak teljesítményükről. A csapatvezetőket legfőképp az a kritika éri, hogy nem mondják el a munkatársaiknak munkájukra vonatkozó véleményüket. Ha az összes információt felhalmozza az értékeléshez, túl sok kérdéssel kell egy- szerre foglalkoznia, ami megnehezíti a kezelésüket.

dicseret-taps

A rendszeres, napi visszajelzés tudósítja az embereket teljesítményükről, lehetővé teszi, hogy fejlesszék és javítsák készségeiket, s ez azonnali fejlődést eredményez. A hatékony visszajelzés a kiadott feladatok ellenőrzésének és értékelésének kritikus pontja. Nagyban hozzájárul a jó csapat kialakulásához és az egyéni motivációhoz is. A visszajelzés rossz megközelítése azonban csökkentheti az illető személy motivációját.

Dicséret
Néhány vezető túl ritkán dicsér, néhány túl gyakran. Az arány annak is a függvénye, hogy kit dicsérnek. Vannak olyan emberek, akik nem szeretik a nyilvános dicséretet, másoknak elég egy „köszönöm”, megint mások szeretik, ha sokat foglalkoznak teljesítményükkel. Próbálja megtudni, mi motiválja csapata tagjait. Aki jól motivál, csak megérdemelten ad dicséretet. Ha pusztán azért di- csér, hogy jó hangulatot teremtsen, az időpocsékolás, hiszen alaptalanul hiteti el az emberekkel, hogy jól teljesítenek, miközben ez nem így van.

Tippek a visszajelzéshez
1. Válasszon megfelelő időpontot és helyszínt!
2. Legyen konkrét – mind a pozitív, mind a negatív visszajelzés értékesebb, ha konkrét példákkal illusztrál!
3. Logikus sorrendben adja a visszajelzést: – mérhető teljesítmény és tények, – ez mit árul el az egyénről, – a csapatot vagy a vállalatot érintő következmények – a megteendő lépések.
4. Ellenőrizze, hogy akihez beszél, érti-e az elhangzottakat – tegyen fel kérdéseket, és hallgassa meg a válaszokat!
5. Adjon lehetőséget a másiknak, hogy hozzászóljon!
6. Pozitívan álljon hozzá! A negatív visszajelzésnek (bírálat) is az egyén teljesítményének javulását kell megcéloznia. Mondja el, hogyan javítható a teljesítmény, és említsen példákat is! Konstruktív kritikára, nem dorgálásra van szükség.

dicseret-csoport

Ne feledje, a jutalmak hatékonyabbak, ha az emberek előre tudják, hogyan fognak profitálni abból, ha jól teljesítenek. Az összes félnek meg kell állapodnia az elvárásokban és célokban. Arról is meg kell győződnie, hogy emberei meg tudnak-e birkózni a nekik kiadott feladatokkal. Lehetséges, hogy túlvállalják magukat; a feladatok kiosztásakor figyeljen arra, hogy ez ne történjen meg! Ha túl magasan van a mérce, sosem fogják átugrani, s a motivációjukat is elvesztik. A célnak reálisnak kell lennie, hogy az egyénnek vagy csapatnak jó esélye legyen a sikerre és dicséretre, elég nehéznek azonban ahhoz, hogy kihívást jelentsen, és a fejlődésüket eredményezze.

Negatív visszajelzés
Mielőtt negatív visszajelzést adna, meg kell bizonyosodnia arról, jogos-e. Túl sokszor bírálják az embereket alaptalanul. A legtöbb esetben a következő okok miatt nem teljesítenek az emberek olyan jól, mint kellene:
■ Nem mondták el nekik világosan, hogy mit csináljanak, és nem ellenőrizték, értik-e a feladatot.
■ Olyan feladatot kaptak, amely meghaladja képességeiket.
■ Nem álltak rendelkezésre megfelelő eszközök. (Az idő is idetartozik.)
Ez mind a feladatot kiosztó személynek a hibája, nem azé, aki elvégzi. Lehet, hogy félreértés történt – Ön úgy gondolta, meg tudják oldani a feladatot, de vajon ellenőrizte feltételezését? Semmi sem keseríti meg a kapcsolatát a csapa- tával jobban, mint amikor azzal vádolja őket, hogy alulteljesítenek, miközben Ön, a vezető a hibás. Ha biztos abban, hogy valaki más a hibás, óvatosan, diplomatikusan mondja el!
A kommunikáció talán legnehezebb területe a bírálat. Ha a hallgató védekezni kezd, ezzel megsemmisítheti az Ön üzenetének javát, vagy akár az egészet is. Az üzenetet úgy kell megfogalmazni és átadni, hogy ez ne történjen meg. Az alapszerkezet az előbbiekben vázolt mintához igazodik, de úgy kell megszerkeszteni, hogy az segítse az üzenet átadását, hogy az Ön szándékainak megfelelően értelmezzék.

Ne halogassa a bírálatot!
Bár csábító lehet, ne halogassa a negatív visszajelzést. Nem szabad megkerülni a nehézségeket és konfliktusokat, melyek a bírálatok során merülhetnek fel – végül is mindannyian azt szeretnénk, ha szeretnének bennünket, de az adott illetőnek tudnia kell, hogy nem teljesít jól. Sok esetben az egyén vagy a csapat nem is veszi észre, hogy elrontja a dolgokat. Ön abban segíti őket, hogy teljesítményük javuljon, amit végül értékelni is fognak.

Szemtől szemben a beosztottal
Az Ön által végzett és a munkatársaira vonatkozó értékelés lehetőséget ad az illetőnek a fejlődésre. Az értékelésre alaposan fel kell készülni. Készítsen jegyzeteket azokról a pontokról, amiket el akar mondani. Ha számításai szerint egy óráig fog tartani az értékelés, legalább 20 percet töltsön jegyzetei olvasásával, annak eldöntése végett, hogy mi az, amit feltétlenül el akar mondani, és a megvitatandó kérdések végiggondolásával. Gondolkodjon el a felmerült problémák lehetséges megoldásairól is.

jegyzeteles

Amikor megérkezik az értékelést kapó személy, segítsen oldani a feszültségét. Az éves értékelés sokaknak elveszi a bátorságát. Nem sokat érhet el, ha a másik annyira ideges, hogy megszólalni sem bír. Mondja el, mi fog történni, hogyan értékelték a teljesítményét, és hogyan dolgozták ki a teljesítmény mérését. Hangsúlyozza, azért értékel, hogy segítséget és támogatást nyújtson, és nem azért, hogy elszámoltassa őket. Aztán lépjen tovább az általánosabb kérdésekre, de mindvégig a tényekre és ne a véleményekre koncentráljon. Kövesse a visszajelzés adásának alapvető irányelveit.
Minden olyan területen, ahol fejlődés szükséges, állapodjanak meg egy tervben, hogyan érhető el az. Jelöljenek ki határidőket, amikorra a célokat meg kell valósítani. Alapvető fontosságú, hogy ebben mindkét fél egyetértsen. A végén mindig adjon lehetőséget a másiknak, hogy fölvesse problémáit, vagy kérdéseket tegyen fel.
Kérjen visszajelzést arról, mit gondolt az értékelésről, és arról, hogyan adta át Ön. Segített az erősségek és gyenge pontok meghatározásában? Ön beszélt az idő nagy részében? Kifejtendő kérdéseket tett fel? Érdemes elgondolkodni „közbülső” értékelések bevezetéséről az éves értékelések közötti időszakban. A csapata feltehetően hasznosnak fogja tartani, és azt mutatja, hogy Ön elkötelezett a fejlődésük és jobb munkaerővé válásuk iránt.
Cikkünk a Scolar kiadó ” Hatékony kommunikáció” című könyvében található szakanyag alapján készült.

Címkék , , ,