KKV Plusz

Hatékonyabb munka dokumentumdigitalizálással

2016-02-02 Szerző: Kuri Tecuja Rovat: Hírek, IT, Kiemelt - Nincs hozzászólás

Manapság a legtöbb cég továbbra is papíralapú és digitális dokumentumok kombinációját használja mindennapos üzleti tevékenységek során. Az IDC legfrissebb felméréséből azonban az derült ki, hogy egyre több vállalkozás rendelkezik nagy mennyiségű adat feldolgozását szabályozó folyamatokkal, mégis mindössze az európai vállalatok egyharmada tervezi digitális megoldások bevezetését. A fennmaradó kétharmadhoz tartozó cégek esetében ezért fennáll annak a kockázata, hogy lemaradnak a versenytársaktól, mivel nem tudnak élni az új megoldások előnyeivel, így például az időmegtakarítással vagy a teljesítménynövekedéssel, valamint az egyre növekvő biztonsági veszélyekkel szemben is védtelenek maradnak.

A papíralapú folyamatokról való átállás megkönnyítésében fontos szerepet játszanak a sokoldalú multifunkciós készülékek (MFP-k). Segítségükkel a vállalatok a hatékonyság szempontjából kulcsfontosságú, digitalizált folyamatokra térhetnek át, amelyek a csoportos munkavégzést is támogatják.

 

Digitális archiválás papíralapú tárolás helyett

Az IDC legújabb, „A piaci lehetőségek útjában álló üzleti folyamatok? Költséghatékony nyomtatás és dokumentumkezelés sokoldalú multifunkciós készülékekkel” című tanulmánya szerint sok vállalat azért szeretné digitalizálni dokumentumait, hogy csökkentse a fizikai tárolással járó költségeket.

glasses-983947_1280

Ezen a téren az üzleti folyamatok automatizálásának egyik legfontosabb előnye a dokumentumok egy helyen történő archiválásának lehetősége. A szkennelési funkcióval a felhasználók az információkat később visszakereshető formában digitalizálhatják, és közvetlenül tudnak a megadott helyre szkennelni, ezért nincs szükség papíralapú adminisztrációra. A különféle dokumentumformátumok PDF vagy PDF/A formátumba olvashatóak be, így a sokoldalú multifunkciós készülékek a hosszú távú digitális archiválási követelményeknek is megfelelnek.

A dokumentum-digitalizálási folyamataikat fejleszteni kívánó vállalatok számára a multifunkciós készülékek egyik legfontosabb előnye, hogy lehetővé teszik a közvetlenül e-mail üzenetbe történő szkennelést. Emellett további felhasználás, illetve archiválás céljából a hálózaton – illetve felhőben – található mappákba is lehet velük szkennelni. Ahogy az IDC felméréséből kiderül, az európai vállalatok 66 százaléka az automatizált üzleti folyamatok egyik legfőbb előnyének tekinti, hogy az archivált dokumentumok egy helyen találhatók. A fentieknek köszönhetően az MFP-k ideális dokumentumkezelési megoldást jelentenek a vállalati szektor szereplőinek.

 

A mobil munkaerő támogatása bárhol, bárhonnan elérhető megoldásokkal

A digitalizáció népszerűsítésének másik fontos tényezője a munkaerő-mobilitás folyamatos növekedése, amelyet az IDC is jelentős trendként azonosított. Az elemzőcég szerint

2018-ra a nyugat-európai munkaerő 75 százaléka mobil lesz, ami a teljesítmény fenntartása, illetve növelése szempontjából elengedhetetlenné teszi az információkhoz való biztonságos hozzáférést földrajzi és időbeli határok nélkül.

Ezt a tendenciát az Atomik Research 2014-es felmérése is alátámasztja, amely az okos eszközök használatának elterjedésére és a rugalmas munkavégzés növekedésére mutatott rá az európai kkv-k körében. A kutatás továbbá rávilágított, hogy a digitális technológiától való függőség növekedésével a nyomtatott dokumentumok digitalizálása iránti igény is emelkedik. A megkérdezett vállalkozások ugyanis csaknem fele – 45 százalék – kiemelte, hogy mobil eszközökről történő nyomtatásra is szüksége van.

A digitalizálás iránti piaci igény, a dolgozói mobilitás növekedése, valamint az egyszerűbb dokumentumkezelésre való törekvés miatt a multifunkciós készülékek mindamellett, hogy egyre inkább előtérbe kerülnek, egyre fontosabb technológiának is számítanak a munkahelyeken. Az IDC kiemeli, hogy a „felhőalapú rendszerekkel kétirányú kapcsolatot biztosító” eszközök jóval hatékonyabbak és sokoldalúbbak a korábban használt, hagyományos nyomtatási eszközöknél. Míg az egyfunkciós eszközökkel csupán nyomtatási és másolási feladatokat láthatunk el, addig a testre szabható, korszerű multifunkciós készülékek képesek egyszerre több típusú teendő elvégzésére, és egyfajta „digitális átalakítóként” segíteni a munkafolyamatok gördülékenységét.

Szerencsére akad a piacon számtalan remek megoldás – például az OKI-féle multifunkciós készülékek -, amelyek számos olyan funkciót biztosítanak, amelyek a dokumentumok szervezeten belüli kezelését és feldolgozását leegyszerűsítik, valamint hely- és időtakarékos munkavégzést tesznek lehetővé.

Címkék , ,

Kapcsolódó anyagok

Szóljon hozzá!